Au cours de la réunion de clôture (en particulier lors des audits officiels ou gouvernementaux), il est important d`avoir le personnel approprié en présence. Ces personnes représentent généralement l`assurance de la qualité, les affaires réglementaires, les opérations et un membre de la haute direction. Il est important de maintenir le nombre de personnes présentes à un niveau raisonnable. Trop de gens et l`auditeur peuvent devenir mal à l`aise. Trop peu, il peut sembler que vous ne prenez pas l`audit au sérieux. La rédaction d`une réponse de recherche d`audit peut être relativement facile si les lignes directrices suivantes sont utilisées: lorsque vous n`êtes pas d`accord avec la constatation, procédez avec prudence. Si vous le contester ou offrir la défense qu`aucun problème n`a historiquement été rapporté dans les audits précédents, vous soulevez un drapeau rouge avec les organismes de surveillance, surtout si la constatation est liée aux fonds fédéraux. Et si vous exprimez le désaccord, votre auditeur doit répondre avec une explication supplémentaire de la constatation, en réfutant essentiellement votre déclaration, qui peut servir à renforcer le cas de la constatation et d`inviter un examen plus approfondi de la réglementation. Assurez-vous que vos réponses répondent directement aux questions d`audit cela peut être difficile à avaler, mais les constatations d`audit sont vraiment sur l`amélioration, pas le jugement. Une constatation n`est pas une fiche de rapport qui détaille les dénerits de votre organisation, et ce n`est pas une déclaration qui dit que votre équipe de gestion échoue à son travail. Les constatations et les lettres de gestion sont, en fait, des sous-produits essentiels du processus d`audit. Ils révèlent des informations utiles que vous pouvez utiliser pour protéger votre organisation contre les risques et resserrer les contrôles. Peu importe la frustration que vous avez avec le processus d`audit ou son résultat, essayez de garder vos interactions avec les auditeurs et vos réponses comme des affaires.

Votre comportement professionnel paiera des dividendes lorsque vous interagissez avec les auditeurs à l`avenir. L`une des premières choses systématiquement percées dans ma mémoire collective était la déclaration selon laquelle nous devrions «toujours être préparés à une vérification». C`était une priorité numéro un qui prévaut sur nos activités en tant qu`unité de qualité. La raison était simple-«toujours en préparation» empêche (ou au moins minimise) les «pics et les vallées» de la préparation de l`audit. Votre plan d`action corrective devrait déterminer comment les changements empêcheront la réapparition à l`avenir et Quels contrôles correcteurs seront mis en œuvre dans l`intervalle. Dans l`ensemble, votre réponse devrait fournir suffisamment de détails pour satisfaire quiconque le lisant que votre plan est sain et spécifique. Vos auditeurs doivent effectuer des procédures de suivi au cours de la prochaine période d`audit, assurez-vous de documenter toutes les mesures correctives et les mesures prises au cours de l`année. Comme l`expérience a été acquise non seulement à l`avant (préparation de l`audit), mais à l`arrière (réponse de vérification), il était évident que si «toujours être préparé» était une priorité numéro un, alors une priorité numéro deux était «répondre systémiquement» à toute observation. S`il est fait correctement, la résolution systémique des «questions» devrait éliminer les pics et le syndrome de la vallée décrits ci-dessus. Confirmez que vous avez le budget en place ou l`aurez en place pour effectuer les modifications de contrôle que vous validez dans votre réponse d`audit.